Dass auch Verein mit den Daten ihrer Mitglieder und anderer Beteiligter DSGVO-konfrom umgehen müssen, ist bekannt. Besteht aber genauso viel Sicherheit bei der Frage, ob ein Datenschutzbeauftragter benannt werden muss? Was ist zu tun, wenn dies nicht der Fall ist?
Benennungspflicht gem. Art. 37 DSGVO
Vereine sind verpflichtet , einen DSB zu benennen, wenn ihre Kerntätigkeit in der umfangreichen Verarbeitung sensibler Daten besteht.
Unter Kerntätigkeit wird die Haupttätigkeit verstanden und nicht etwa Verarbeitung im Rahmen routinemäßiger Verwaltungsarbeit. Eine Kerntätigkeit liegt dann nicht vor, wenn die Verarbeitung eine Nebentätigkeit darstellt.
Ob die Verarbeitung umfangreich ist, häng von der Menge, der örtlichen Verteilung der Daten (regional, national, international), der Anzahl der betroffenen Personen und Verarbeitungsdauer ab.
Was sind dann aber sensible Daten?
Zu diesen sensiblen Daten gehören:
· Daten über rassische oder ethnische Herkunft
· Politische Meinungen, religiöse oder weltanschauliche Überzeugungen
· genetische Daten
· biometrische Daten zu Identifizierungszwecken
· Gesundheitsdaten
· Daten zum Sexualleben oder sexueller Orientierung
Benennungspflicht gem. § 38 BDSG
Die DSGVO sieht eine selbständige Regelung zum Datenschutzbeauftragten durch die Mitgliedsstaaten vor. In Deutschland ist dies im Bundesdatenschutzgesetz geregelt.
Demnach muss ein Datenschutzbeauftragter benannt werden, wenn sich:
· mindestens 20 Personen
· ständig
· mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten
befassen.
Irrelevant ist dabei, ob die Verarbeitung im Rahmen ehrenamtlicher Tätigkeit oder durch angestellte Mitarbeiter erfolgt.
In der Praxis ist empfehlenswert mit einer Checkliste oben genannte Kriterien zu prüfen und diese Prüfung zu dokumentieren. Diesen Prüfvorgang bei einer Anfrage darlegen zu können, zeigt, dass man sich mit dem Thema intensiv befasst hat.
Wer Datenschutzbeauftragter sein kann
Hier steht Ihnen frei, ob der Datenschutzbeauftragte ehrenamtlich, extern oder intern agiert.
Ein weiterer Praxistipp: tun Sie sich mit Vereinen aus der gleichen Branche zusammen und bestellen sie gemeinschaftlich einen Datenschutzbeauftragten. Dies könnte zum Beispiel innerhalb eines Rahmenvertrages geschehen, die eine Betreuung aller beteiligten Vereine vorsähe.
Falls Sie nach diesem Artikel feststellen, dass Ihr Verein noch einen Datenschutzbeauftragten benötiigt,
kontaktieren Sie uns unter ds@bbp-legal.com
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